Commencez par vos statuts et la loi
La première question est de savoir si vos statuts et la loi applicable permettent une participation électronique ou hybride. Beaucoup le permettent, ou gardent le silence, ce qui signifie généralement que c'est autorisé. Si vos statuts sont obsolètes, les mettre à jour pour permettre explicitement les réunions numériques et hybrides lève tout doute avant de commencer.
Avis, ordre du jour et quorum
Envoyez un avis approprié avec l'ordre du jour dans le délai requis par vos règles, et assurez-vous que la plateforme peut vérifier la présence et le quorum en temps réel. Une assemblée générale numérique devrait faciliter la vérification du quorum, non la compliquer - le système compte automatiquement qui est présent et éligible.
Bulletins secrets et mandats
Lorsque les votes doivent être secrets, la plateforme doit garantir le secret par conception. Si vos règles permettent le vote par procuration ou le vote pondéré, le système devrait appliquer ces règles automatiquement pour que le décompte soit correct sans calcul manuel.
Résultats vérifiables et conservation des registres
Fermez le vote, publiez un résultat que les participants peuvent vérifier, et conservez les preuves. Un journal d'audit complet et exportable - indiquant qui était éligible, qui a participé, et comment le total a été atteint - est ce qui rend le résultat défendable s'il est jamais remis en question.