Comece pelos seus estatutos e pela lei
A primeira pergunta é se os seus estatutos e a lei aplicável permitem participação eletrónica ou híbrida. Muitos permitem, ou são omissos, o que normalmente significa que é permitido. Se os seus estatutos estiverem desatualizados, atualizá-los para permitir explicitamente reuniões digitais e híbridas remove qualquer dúvida antes de começar.
Aviso, agenda e quórum
Envie o aviso adequado com a agenda dentro do prazo exigido pelas suas regras e garanta que a plataforma consegue verificar as presenças e o quórum em tempo real. Uma AGM digital deve tornar o quórum mais fácil de confirmar, não mais difícil: o sistema conta automaticamente quem está presente e é elegível.
Votos secretos e procurações
Quando os votos tiverem de ser secretos, a plataforma tem de garantir o sigilo por desenho. Se as suas regras permitirem votação por procuração ou ponderada, o sistema deve aplicar essas regras automaticamente para a contagem ficar correta sem cálculos manuais.
Resultados verificáveis e registo de evidências
Termine a votação, publique um resultado que os participantes consigam verificar e guarde as evidências. Um rasto de auditoria completo e exportável, com quem era elegível, quem participou e como se chegou ao total, é o que torna o desfecho defendível se alguma vez for questionado.