Comece pelos seus estatutos e pela lei
A primeira pergunta é se seus estatutos e a lei aplicável permitem participação eletrônica ou híbrida. Muitos permitem, ou são omissos, o que geralmente significa que isso é permitido. Se seus estatutos estiverem desatualizados, atualizá-los para permitir explicitamente reuniões digitais e híbridas elimina qualquer dúvida antes de você começar.
Convocação, pauta e quórum
Envie uma convocação adequada com a pauta dentro do prazo que suas regras exigem e garanta que a plataforma consiga verificar presença e quórum em tempo real. Uma AGA digital deve facilitar a confirmação do quórum, e não dificultá-la - o sistema conta automaticamente quem está presente e quem é elegível.
Votos secretos e procurações
Quando os votos precisam ser secretos, a plataforma deve garantir o sigilo por design. Se suas regras permitirem procuração ou votação ponderada, o sistema deve aplicar essas regras automaticamente para que a apuração fique correta sem cálculo manual.
Resultados verificáveis e manutenção de registros
Encerrre o voto, publique um resultado que os participantes possam verificar e mantenha as evidências. Um histórico de auditoria completo e exportável - quem era elegível, quem participou e como o total foi atingido - é o que torna o resultado defensável se ele for questionado.