Inizia dallo statuto e dalla legge
La prima domanda è se i tuoi statuti e la normativa applicabile consentono la partecipazione elettronica o ibrida. Molti lo consentono, o sono silenti, il che di solito significa che è permesso. Se i tuoi statuti sono obsoleti, aggiornarli per permettere esplicitamente riunioni digitali e ibride elimina ogni dubbio prima di iniziare.
Avviso, ordine del giorno e quorum
Invia un avviso corretto con l'ordine del giorno entro i termini richiesti dalle tue norme, e assicurati che la piattaforma possa verificare la presenza e il quorum in tempo reale. Un'assemblea digitale dovrebbe rendere più semplice confermare il quorum, non più difficile: il sistema conta automaticamente chi è presente e idoneo.
Voti segreti e deleghe
Quando i voti devono essere segreti, la piattaforma deve garantire la segretezza per progettazione. Se le tue norme consentono deleghe o voto ponderato, il sistema dovrebbe applicare automaticamente tali regole, così il conteggio è corretto senza calcoli manuali.
Risultati verificabili e conservazione dei registri
Chiudi la votazione, pubblica un risultato che i partecipanti possano verificare e conserva le prove. Un audit trail completo ed esportabile (chi era idoneo, chi ha partecipato e come è stato raggiunto il totale) è ciò che rende il risultato difendibile se dovesse essere contestato.