Ξεκινήστε με τους κανονισμούς σας και το νόμο
Η πρώτη ερώτηση είναι αν οι νόμοι και οι εφαρμοζόμενοι νόμοι επιτρέπουν την ηλεκτρονική ή υβριδική συμμετοχή. Πολλοί επιτρέπουν, ή είναι μισοαπρόσφατοι, κάτι που συνήθως σημαίνει ότι είναι επιτρεπτό. Αν οι κανονισμοί σας είναι ληγμένοι, η ενημέρωση τους ώστε να επιτρέπουν σαφώς ψηφιακές και υβριδικές συνεδρίες απομακρύνει οποιαδήποτε αμφιβολία πριν ξεκινήσετε.
Ειδοποίηση, ατζέντα και απαρτία
Στείλτε κατάλληλη ειδοποίηση με την ατζέντα εντός του χρονικού διαστήματος που απαιτείται από τους κανόνες σας, και βεβαιωθείτε ότι η πλατφόρμα μπορεί να επαληθεύσει την παρουσία και την απαρτία σε πραγματικό χρόνο. Μια ψηφιακή Γενική Συνέλευση θα πρέπει να διευκολύνει την επιβεβαίωση της απαρτίας, όχι να την δυσκολεύει – το σύστημα μετράει αυτόματα ποιος είναι παρών και δικαιούχος.
Μυστικές ψήφοι και αντιπροσωπεία
Όπου οι ψήφοι πρέπει να είναι μυστικοί, η πλατφόρμα πρέπει να εγγυάται τη μυστικότητα από το σχεδιασμό. Αν οι κανόνες επιτρέπουν αντιπροσωπεία ή σταθμισμένη ψηφοφορία, το σύστημα θα πρέπει να εφαρμόζει αυτόματα αυτούς τους κανόνες ώστε η καταμέτρηση να είναι σωστή χωρίς χειροκίνητο υπολογισμό.
Επαληθεύσιμα αποτελέσματα και αρχειοθέτηση
Κλείστε τη ψηφοφορία, δημοσιεύστε ένα αποτέλεσμα που οι συμμετέχοντες μπορούν να επαληθεύσουν, και διατηρήστε την αποδεικτική τεκμηρίωση. Ένα πλήρες, εξαγώγιμο ίχνη ελέγχου – ποιος ήταν δικαιούχος, ποιος συμμετείχε, και πώς επιτεύχθηκε το σύνολο – είναι αυτό που καθιστά το αποτέλεσμα υπεράσπιστο αν ποτέ ερωτηθεί.