Comenceu pels vostres estatuts i la llei
La primera pregunta és si els vostres estatuts i la llei aplicable permeten la participació electrònica o híbrida. Molts ho permeten, o callen, cosa que normalment significa que està permès. Si els vostres estatuts estan desfasats, actualitzar-los per permetre de manera explícita les juntes digitals i híbrides elimina qualsevol dubte abans de començar.
Convocatòria, ordre del dia i quòrum
Envieu la convocatòria amb l'ordre del dia en el termini que exigeixin les vostres regles, i assegureu-vos que la plataforma pugui verificar l'assistència i el quòrum en temps real. Una junta digital hauria de facilitar la confirmació del quòrum, no dificultar-la: el sistema compta automàticament qui és present i elegible.
Vot secret i delegacions
Quan els vots hagin de ser secrets, la plataforma ha de garantir el secret per disseny. Si les vostres regles permeten el vot per delegació o ponderat, el sistema hauria d'aplicar aquestes regles de manera automàtica perquè el recompte sigui correcte sense càlculs manuals.
Resultats verificables i conservació de registres
Tanqueu la votació, publiqueu un resultat que els participants puguin verificar i conserveu les evidències. Un registre d'auditoria complet i exportable (qui era elegible, qui va participar i com es va arribar al total) és el que fa defensable el resultat si mai es qüestiona.