चुनौती
सब हिस्सा ले सकें, ऐसी आम सभा कराने का मतलब था कि सभी सदस्यों को एक ही जगह पहुँचना पड़े, जिससे भागीदारी सीमित हो जाती थी और सदस्यों का समय व पैसा दोनों लगता था। निकाय चाहता था कि AGM सबके लिए खुले, लेकिन वैधानिक मतदान के लिए ज़रूरी औपचारिकता और सुरक्षा से कोई समझौता न हो।
शर्तें
प्रक्रिया को सदस्यों की पहचान सुरक्षित तरीके से पुष्ट करनी थी, मतपत्र गुप्त रखने थे और ऐसे परिणाम देने थे जो भरोसेमंद हों और तुरंत मिलें। साथ ही यह इतनी सरल होनी चाहिए थी कि बड़ा और गैर-तकनीकी सदस्य वर्ग भी इसे इस्तेमाल कर सके, और एजेंडा, दस्तावेज़ व लाइव स्ट्रीम एक ही जगह आ जाएँ।
Vocdoni की मदद
COIB ने 2025 के AGM का पूरा ऑनलाइन मतदान एक ही जगह पर ला दिया। सदस्यों ने SMS या ईमेल से 2FA के ज़रिए साइन इन किया, एजेंडा, सहायक दस्तावेज़ और लाइव स्ट्रीम एक ही जगह देखे, और किसी भी डिवाइस से वोट दिया। पूरे समय चैट पर तुरंत मदद उपलब्ध रही।
परिणाम
सदस्यों ने दूर से या मौके पर जाकर हिस्सा लिया और हर एक के €50 तक के यात्रा खर्च बचे, और मतदान बंद होते ही परिणाम तुरंत, सत्यापन योग्य तरीके से गिन लिए गए। निकाय ने आधुनिक और सबको साथ लेने वाला AGM कराया, वह भी पेशेवर निकाय के लिए ज़रूरी किसी भी गारंटी को छोड़े बिना।