Prüfe zuerst Satzung und Gesetz
Die erste Frage ist, ob deine Satzung und das geltende Recht elektronische oder hybride Teilnahme erlauben. Viele tun das oder schweigen dazu, was meist bedeutet, dass es erlaubt ist. Wenn deine Satzung veraltet ist, schaffst du mit einer Anpassung, die digitale und hybride Versammlungen ausdrücklich erlaubt, vor dem Start Klarheit.
Einladung, Tagesordnung und Beschlussfähigkeit
Versende eine ordnungsgemäße Einladung mit der Tagesordnung innerhalb der Frist, die deine Regeln vorgeben, und stelle sicher, dass die Plattform Anwesenheit und Beschlussfähigkeit in Echtzeit prüfen kann. Eine digitale Hauptversammlung sollte Beschlussfähigkeit leichter nachweisbar machen, nicht schwieriger - das System zählt automatisch, wer anwesend und stimmberechtigt ist.
Geheime Abstimmungen und Stimmrechtsvollmachten
Wo Stimmen geheim sein müssen, muss die Plattform die Geheimhaltung schon durch ihr Design garantieren. Wenn deine Regeln Stimmrechtsvollmachten oder gewichtete Abstimmung erlauben, sollte das System diese Regeln automatisch anwenden, damit die Auszählung ohne manuelle Berechnung korrekt ist.
Überprüfbare Ergebnisse und Dokumentation
Schließe die Abstimmung, veröffentliche ein Ergebnis, das die Teilnehmenden überprüfen können, und bewahre die Nachweise auf. Ein vollständiges, exportierbares Prüfprotokoll - wer berechtigt war, wer teilgenommen hat und wie das Gesamtergebnis zustande kam - macht das Ergebnis belastbar, falls es je angezweifelt wird.